- Có lẽ ai trong chúng ta cũng đôi lần trải qua việc trở về nhà và kiệt sức vào buổi tối, nhìn lại một ngày đã làm rất nhiều việc, nhưng lại cảm thấy chẳng việc gì là xong trọn vẹn. Chúng ta làm một núi việc, mỗi thứ một ít, nhưng không thấy kết quả đâu.
- Hôm nay, chúng tôi sẽ dành cho bạn một checklist ngắn, giúp bạn ghi nhớ các quy tắc dễ dàng nhưng quan trọng về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Nhưng sau đó, hãy đừng quên chia sẻ với chúng tôi quy tắt của bạn nhé!
1. Tạo cho mình một danh sách công việc (checklist) trong một hoặc nhiều ngày. Tuy nhiên đừng thêm cả ngàn công việc vào đó, bạn sẽ chẳng còn hứng thú để nhìn thấy nó chứ đừng nói là thực hiện.
2. Các kế hoạch được lập ra không nên vượt quá 10 ngày (lý tưởng nhất là kế hoạch cho 3 - 7 ngày). Ở đây chúng ta không nói về các công việc thường ngày, mà là những nhiệm vụ quan trọng giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn hơn.
3. Ghi nhớ quy tắc: trong tổng số các nhiệm vụ bạn cần làm,có 20% là quan trọng nhất, chúng quyết định đến 80% kết quả. Vì vậy bạn cần xác định được 20% đó (các nhiệm vụ thiết yếu) và hoàn thành nó trước tiên, các công việc khác có thể được dịch chuyển hoặc ủy quyền.
4. Làm nổi bật các nhiệm vụ quan trọng của bạn bằng màu sắc, đánh dấu hoặc bất kỳ điều gì có thể vô thức thu hút sự chú ý của bạn. Điều này sẽ giúp bạn không quên nhiệm vụ và luôn cảm thấy phải có “trách nhiệm” thực hiện nó.
5. Đừng quên kiểm tra danh sách công việc và mục tiêu của bạn, để biết liệu các nhiệm vụ đã được lên kế hoạch có còn phù hợp với mục tiêu đã đề ra trước đó không.
6. Mang theo checklist của bạn bên mình (sổ tay, ứng dụng điện thoại, thậm chí là một mảnh giấy) để giải phóng đầu óc bạn khỏi những suy nghĩ cần phải làm gì tiếp theo.
Bạn cũng có thể kịp thời note thêm những nhiệm vụ mới phát sinh mà không sợ vô tình “bỏ xó” chúng.
7. Tìm kiếm sự giúp đỡ. Các thành viên trong gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, nhân viên có thể giúp bạn một số công việc. Hãy đảm bảo rằng những công việc mà bạn ủy thác cho họ không quá quan trọng. Như vậy anh sẽ được “nhẹ đầu”một chút, và tiết kiệm thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
8. Nguyên tắc 5 phút. Đừng trì hoãn các nhiệm vụ 5 phút, hãy làm ngay lập tức. Khi công việc không đòi hỏi nhiều thời gian, bạn nên cố gắng giải quyết nó ngay bây giờ, để có được cảm giác hoàn thành và làm “sạch đẹp” danh sách của bạn. Nhanh hơn để thực hiện, sau đó nhập vào bất kỳ kế hoạch nào.
9. Sẽ tốt hơn nếu bạn có những kế hoạch ngắn và luôn hoàn thành chúng một cách trọn vẹn. Điều này giúp bạn duy trì động lực làm việc. Cảm giác xong xuôi một công việc sẽ giúp tâm trí bạn thoải mái một chút, và tích cực, hăng hái đón nhận và hoàn thành công việc tiếp theo.
10. Đừng bỏ qua nhịp độ sinh học của cơ thể khi bạn lên kế hoạch. Một số người trong chúng ta làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng, một số người khác lại chỉ có thể tập trung vào ban đêm. Để làm việc hiệu quả, bạn cần hiểu rõ bản thân và làm việc trong khoảng thời gian phù hợp.
- Ngoài 10 nguyên tắc nói trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm bí quyết lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả tại các bài viết khác của chúng tôi như “Tại sao kế hoạch của bạn cứ mãi là kế hoạch?”, “Suy nghĩ chiến lược - Lên kế hoạch hiệu quả”, được đăng bởi tài khoản này, hoặc tại blog trên website TopJob Vietnam. Bên cạnh đó, đừng quên chia sẻ những mẹo quản lý thời gian của bạn, và theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi để nắm bắt được bí quyết gia tăng năng suất làm việc trong thời đại 4.0 nhé!