Bên cạnh việc điều hành kinh doanh, sản xuất thì quản lý nhân sự cũng là một trong những bài toán khó mà ban lãnh đạo quan tâm. Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, lên tới hàng trăm, hàng nghìn người thì việc sử dụng một công cụ công nghệ hỗ trợ là cần thiết, trong đó phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access được đánh giá rất cao.
Khái niệm cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp thông tin có đặc điểm, cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản lý đáp ứng nhu cầu của người dùng, chúng có mối quan hệ logic, liên quan đến nhau, đảm bảo toàn bộ thông tin nhất quán, chính xác, có thể truy xuất được.
Nội dung phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access
Muốn viết được và cập nhật chính xác thông tin các cá nhân thì đầu tiên bạn phải lập cơ sở dữ liệu mới bằng cách vào Access, gọi Microsoft Access trên Windows hoặc kích chuột vào ‘chìa khóa vàng’.
1. Bảng (Table)
Bảng chứa thông tin từ khóa và các thông tin liên quan tạo ra một hệ thống. Mỗi bảng liên hệ với một đối tượng cụ thể, để kết nối dữ liệu trong các bảng với nhau thì phải tạo ra mối quan hệ chung giữa chúng.
2. Truy vấn (Query)
Truy vấn trên phần mềm quản lý nhân sự Access là tổng hợp, tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu. Query dùng bảng query để thay đổi, quan sát, phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, bạn cũng có thể dùng chúng làm các nguồn cho báo cáo, bảng ghi, bảng truy xuất dữ liệu,... Loại phổ biến nhất là query chắt lọc, dùng để xem lại các dữ liệu từ một hay nhiều bảng, hiện ra đối tượng tìm kiếm theo thứ tự mong muốn.
3. Biểu mẫu (Form)
Biểu mẫu dùng để chỉnh sửa, nhập, xem bản ghi, có thể điền vào Form nhiều lần khi đăng nhập website. Form hỗ trợ việc kiểm tra, quản lý đơn giản, dễ dàng hơn. Chúng bao gồm nhiều ô điều khiển như: Text box, List box, Option group,...
4. Biểu báo cáo (Report)
Công cụ này rất hữu ích trong việc in ấn dữ liệu, có thể in dưới dạng sơ đồ nhân sự, báo cáo; hồ sơ lương, thưởng; in từ nhiều bảng có liên quan trên cùng 1 trang.
5. Hàm lệnh Macros
Hàm lệnh gồm 1 dãy các hành động, tập hợp một hay nhiều chức năng thực hiện tác vụ riêng. Bạn có thể kết chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để Access thực hiện mỗi khi hàm lệnh được điều hoạt, để điều hoạt được hàm lệnh này thì bạn phải dùng đến Macros.