Excel đúng quả thực là phần mềm quản lý đơn hàng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Với giao diện cấu hình làm việc đơn giản, thao tác nhanh chóng và không hạn chế nguồn dữ liệu. Nhưng phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel có thực sự là giải pháp quản lý hiệu quả mà các doanh nghiệp đang kinh doanh phát triển trong thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay nên sử dụng. Chắc chắn là không. Bởi với Excel bạn có thể sẽ phải đối mặt với những khó khăn dưới đây:
1. Không thể thao các công việc cùng lúc cho tất cả mọi người
Excel không cho phép nhiều người dùng thao tác thực hiện một công việc trên cùng một trang tính. Mà mọi người chỉ có thể thay phiên nhau sử dụng. Không thể tạo môi trường làm việc chung cho tất cả mọi người. Và tất nhiên sẽ không có chuyện dữ liệu đơn hàng từ nhiều nguồn đổ về được đồng bộ tự động. Nhập liệu thủ công, kết xuất dữ liệu thủ công. Tất cả đều phải cần công sức và trí tuệ của con người.
2. Dữ liệu được nhập thủ công gây nên những sai sót, nhầm lẫn không đáng có
Khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập thủ công tất cả các dữ liệu bán hàng. Và điều này có thể gây nên rất nhiều vấn đề. Chậm trễ, sai sót, nhầm lẫn… Khi đó muốn khắc phục, xử lý sự việc,cần mất rất nhiều thời gian, nhân sự và công sức. Bên cạnh đó, vì đây là phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí nên tính bảo mật sẽ không cao. Nếu máy tính của người sử dụng bị nhiễm virus thì rất dễ gây mất dữ liệu, ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.
Bạn có biết: Quản lý bán hàng online bằng excel
3. Hàm tính toán của phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel khá phức tạp
Để có thể quản lý đơn hàng trên hệ thống phần mềm Excel, người dùng cần có các kiến thức nhất định về các hàm của Excel. Bởi lẽ các hàm tính toán cũng như những thao tác trong Excel sẽ nâng mức độ khó lên khi bạn quản lý ngày càng nhiều các nghiệp vụ khác nhau. Nếu không hiểu rõ về các hàm quản lý, các công thức định lượng, thì việc thiết kế và theo dõi đơn hàng trên file Excel sẽ rất khó khăn. Và không mang lại bất cứ giá trị lợi ích kinh tế nào.
4. Khó kết hợp các dữ liệu phục vụ cho hoạt động quản lý
Một trong những nhược điểm của phần mềm bán hàng bằng Excel là khó đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau về cũng một nền tảng để quản lý. Nên khi thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc thì hệ thống sẽ quá tải, dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót không đáng có. Điều này khiến các nhà quản lý rất khó để có thể tổng hợp, báo cáo và đánh giá tình hình kinh doanh bán hàng.
Sử dụng Excel sẽ tiện lợi và hiệu quả cho những ai mới bắt đầu kinh doanh, lượng hàng hóa ít, nghiệp vụ quản lý đơn hàng đơn giản. Nhưng đối với những shop bán hàng có quy mô hoạt động lớn, nghiệp vụ kinh doanh phức tạp thì Excel sẽ không phải là giải pháp tối ưu. Sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng chuyên biệt sẽ giúp bạn bán hàng hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Với những thông tin chia sẻ trên, hy vọng sẽ cung cấp cho bạn nhiều giá trị hữu ích. Chúc bạn thành công.