Chi phí (Cost) là các hao phí về nguồn lực để các doanh nghiệp đạt được mục tiêu cụ thể về hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trong kế toán, chi phí có thể bao gồm rất nhiều loại như chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, chi phí thuê nhà xưởng,…
Giúp doanh nghiệp phân tích và lựa chọn phương án sản xuất, kinh doanh tối ưu nhất, xác định được khối lượng sản phẩm tối ưu trong thời gian ngắn, đánh giá được năng suất cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời định hướng được chủ trương cũng như phương hướng tối ưu chi phí xác định giá thành và giá bán ra.
Ví dụ về chi phí
Chi phí nhân sự cho một quán Cafe A được liệt kê theo từng tháng cụ thể như sau: Mức lương ước tính cho từng vị trí (8h làm việc/ca).
- Thu ngân: 5 triệu.
- Pha chế: 5 triệu.
- Phục vụ: 3 triệu (ưu tiên chọn sinh viên).
- Bảo vệ: 4-5 triệu (mấy bác lớn tuổi sẽ trông coi cẩn thận hơn).
Hoặc ví dụ cho chi phí để học Đại học trong 4 năm của một bạn sinh viên như sau:
- Học phí: 20 triệu/ năm.
- Thuê trọ: 1 triệu/ tháng.
- Ăn uống, sinh hoạt: 3 triệu/ tháng.
- Mua sắm dụng cụ trang thiết bị học tập 1 triệu/ tháng.
Vậy chi phí cho 1 bạn sinh viên/ năm sẽ như sau: 20 triệu + ((1 triệu + 3 triệu + 1 triệu) x 12 tháng) = 80 triệu.
Đặc điểm chung của chi phí
- Chi phí là toàn bộ hao phí vật chất, tài nguyên (bao gồm cả hữu hình và vô hình), lao động.
- Các hao phí này phải được gắn liền với mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí phải được định lượng bằng tiền và xác định được trong khoảng thời gian nhất định.
Mối quan hệ giữa chi tiêu, chi phí và vốn
- Chi phí luôn gắn liền với các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí được tài trợ từ nguồn vốn kinh doanh và được bù đắp lại từ thu nhập thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Còn chi tiêu lại là sự suy giảm đơn thuần của các loại vật tư tiền vốn, tài sản của doanh nghiệp bất kể nó được sử dụng với mục đích nào.
- Chi phí và chi tiêu có sự khác biệt về lượng và cả thời gian. Có một số khoản chi tiêu trong kỳ này chưa được tính và một số khoản chi phí mua vật liệu nhưng chưa sử dụng và có các khoản được tính vào chi phí trong kỳ nhưng vẫn chưa được chi tiêu, chẳng hạn như chi phí trích trước.
- Chi phí và chi tiêu có mối liên hệ nhất định với nhau. Chi tiêu là cơ sở để phát sinh chi phí, nếu không có chi tiêu thì sẽ không phát sinh chi phí.
- Chi phí khác hoàn toàn với vốn. Vốn được thể hiện bằng tiền và là loại tài sản của doanh nghiệp nên về bản chất chúng chưa tạo ra phí tổn.
Điều kiện ghi nhận chi phí
Để một khoản chi phí được ghi nhận và trình bày trên bản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thì cần thỏa mãn ba điều kiện sau trong mẫu phiếu thu tiền:
- Sự suy giảm lợi ích kinh tế trong tương lai có mối quan hệ đến việc giảm đi giá trị tài sản hay gia tăng nợ phải trả.
- Mức suy giảm cần được xác định một cách đáng tin cậy.
- Chi phí này cần đảm bảo những nguyên tắc phù hợp với thu nhập.
- Tiêu chuẩn đầu tiên để được ghi nhận chi phí đã được phân tích phía trên.
Tiêu chuẩn thứ hai để làm căn cứ ghi nhận chi phí để đảm bảo những tính chất đặc trưng của thông tin kế toán. Thông thường thì để thu được lợi ích kinh tế của các loại tài sản trong nhiều kỳ kế toán thì cần xác định chính xác mức suy giảm giá trị của nó theo từng kỳ kế toán một cách hợp lý.
Tiêu chuẩn thứ ba để các chi phí có thể được ghi nhận là để phân biệt sự khác nhau giữa chi phí phát sinh trong kỳ. Và chi phí cần phù hợp với mức thu nhập trong quá trình xác định kết quả kinh doanh khóa học đầu tư.
Các khoản chi phí phát sinh trong cùng kỳ kế toán nhưng không được loại bỏ khỏi thu nhập theo các nguyên tắc thích hợp sẽ được vốn hóa và ghi nhận nó thành tài sản của đơn vị kế toán.
Phân loại chi phí
Để phân loại chi phí có nhiều chỉ tiêu khác nhau. Dưới đây là một số chỉ tiêu giúp phân loại chi phí khá phổ biến.
1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
- Chi phí sản xuất.
- Chi phí ngoài sản xuất.
2. Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế
- Chi phí nguyên, vật liệu.
- Chi phí nhiên liệu, động lực được dùng trong quá trình sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
- Chi phí lương,các khoản phụ cấp lương.
- Chi phí BHYT, BHXH, phí công đoàn.
- Chi phí khấu hao TSCĐ.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Chi phí bằng tiền khác.
3. Phân loại chi phí theo mối quan hệ và mức độ hoạt động
- Định phí.
- Biến phí.
- Chi phí hỗn hợp.
4. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ kết quả
- Chi phí thời kỳ
- Chi phí sản phẩm
5. Các cách phân loại khác
- Chi phí gián tiếp và chi phí trực tiếp.
- Chi phí kiểm soát và chi phí không kiểm soát.
- Chi phí chìm.
- Chi phí chênh lệch.
Tóm lại chi phí là gì?
Chi phí là tất cả các loại hao phí cần bỏ ra nhằm thực hiện một công việc nhất định như: hao phí lao động, hao phí vật chất tính thành tiền và hao phí công cụ lao động. Xác định chi phí chính là điều kiện giúp các hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả. Việc xác định chi phí có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý doanh nghiệp sản xuất hay thương mại.