Một quy trình cụ thể sẽ giúp công việc, dự án của bạn thực hiện một cách trơn tru, ổn định và hiệu quả hơn rất nhiều. Vậy quy trình - Procedure là gì ? Quy trình và quá trình khác nhau như thế nào? Bài viết dưới đây từ Top Kinh Doanh sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc này một cách chính xác nhất!
Procedure
Procedure là gì?
Procedure dịch ra tiếng Việt nghĩa là quy trình. Đây là cách thức cụ thể để thực hiện một hoạt động hay một quá trình nào đó. Quy trình giúp xác định đầu vào, đầu ra cũng như phương thức biến đầu vào thành đầu ra, bao gồm:
- Việc cần phải làm là gì?
- Ai làm?
- Khi nào làm?
- Làm ở đâu?
- Làm như thế nào?
Quy trình có thể được thể hiện dưới dạng văn bản hoặc bất kỳ dạng nào.
Quy trình giúp cho nhân viên hay người thực hiện công việc nhận biết họ cần thực hiện những bước nào, làm như thế nào và kết quả cần đạt được ra sao? Giảm thiểu tối đa tình trạng nhận công việc mà không biết cách thực hiện, không hiểu yêu cầu công việc.
Đặc điểm của Procedure
Có hai đặc điểm chính mà một quy trình bất kỳ nào cũng bắt buộc phải có:
- Những quy trình thường không thể thay đổi và phải được thực hiện theo thứ tự nhất định để kết quả tạo thành cuối cùng được chuẩn hóa và nhất quán.
- Một quy trình rõ ràng thường có các đặc điểm là thực tế, cụ thể, ngắn gọn, mang tính chất hướng dẫn và chính xác.
Tại sao các công ty cần có Procedure?
Đối với cấp quản lý: Một quy trình chính xác, nhất quán sẽ giúp các cấp quản lý kiểm soát được tiến độ cũng như chất lượng công việc được thực hiện bởi nhân viên.
- Mỗi các nhân khác nhau sẽ có kiến thức và kỹ năng khác nhau, điều này sẽ dẫn đến cách làm việc không giống nhau. Một quy trình thống nhất sẽ giúp người thực hiện công việc biết rõ những bước cần thực hiện để hoàn thành công việc, thực hiện như thế nào và kết quả cần đạt được ra sao?
- Giải quyết tình trạng nhân viên tiếp nhận chỉ thị từ cấp trên nhưng không biết nên làm thế nào. Hoặc tình trạng đã làm nhưng kết quả không đúng ý sếp.
Tại sao các công ty cần có Procedure
Sự khác biệt giữa Process và Procedure
Quá trình (Process)
- Là tập hợp nhiều hoạt động có mối quan hệ với nhau hoặc có sự tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.
- Quá trình được thể hiện qua hành động.
- Quá trình là đối tượng của quản lý, một quá trình có thể được quản lý bởi một hay nhiều quy trình .Quá trình có thể chứa các trình tự không bắt buộc
- Quá trình cần đáp ứng tốt tiêu chuẩn đầu vào và đầu ra của quy trình.
- Hầu hết các quá trình đều được thực hiện dưới hình thức chưa ngắn gọn, chưa được tối ưu hóa nên hiệu quả mang lại chưa cao.
Quy trình (Procedure)
- Quy trình là phương pháp cụ thể thể thực hiện một quá trình hay hoạt động nào đó
- Quy trình có thể được thể hiện bằng văn bản.
- Quy trình là công cụ hỗ trợ quản lý, một quy trình có khả năng quản lý nhiều quá trình khác nhau.
- Quy trình mang tính chất tuân thủ, bó buộc.
- Quy trình sẽ xác định và chỉ ra đâu là đầu vào và đầu ra cho quá trình .
- Quy trình thường không được thay đổi và thực hiện theo một trình tự nhất định.
Sự khác biệt giữa Procedure và Process
Rào cản thường gặp khi thực hiện quy trình
- Rào cản đầu tiên bắt nguồn từ cấp quản lý không đầu tư thời gian tìm hiểu và làm ra một quy trình bài bản. Bởi vì để làm ra một quy trình tốt, phù hợp sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian và nhà quản lý có thể dùng thời gian này để kiếm ra tiền từ công việc khác. Tuy nhiên, đây là một tư tưởng cực kỳ sai lầm. Khi bạn có một quy trình hoàn hảo thì thời gian sau bạn sẽ nhàn hạ trong việc quản lý cũng như kiểm soát nhân viên của mình.
- Người tạo ra quy trình chưa có đủ năng lực về nghiệp vụ.
- Nội dung tài liệu không đầy đủ, quá sơ sài nên các tài liệu cung cấp không thể phản ánh đầy đủ các hoạt động đang được diễn ra.
- Lượng biểu mẫu không nhiều: trong khi biểu mẫu là hồ sơ phản ánh hiệu quả hoạt động của nhân viên. Lượng biểu mẫu ít sẽ rất khó để đo lường cũng như đánh giá hiệu quả công việc.
- Hệ thống tài liệu tràn lan: Công ty không kiểm soát được đâu là tài liệu mới, tài liệu cũ đã lỗi thời. Không thực hiện cải tiến và xem xét lại hệ thống tài liệu sau thời gian sử dụng dẫn đến trên thực tế nhiều khi không thể áp dụng như trong tài liệu quy định.
Tạm kết Procedure là gì?
Procedure nghĩa là Quy trình đây là cách thức cụ thể để thực hiện một hoạt động hay một quá trình nào đó. Quy trình giúp xác định đầu vào, đầu ra cũng như phương thức biến đầu vào thành đầu ra, bao gồm: Việc cần phải làm là gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Làm như thế nào?