HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ HÀN QUỐC TẠI VIỆT NAM

Trung tâm tư vấn giáo dục quốc tế trực thuộc Cục Hợp tác quốc tế - Bộ Giáo dục và Đào tạo (gọi tắt là Trung tâm) và Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam đã ký thỏa thuận về việc xác minh hồ sơ cho công dân Việt Nam nộp xác nhận lãnh sự bằng cấp tại Đại sứ quán.

Trung tâm bắt đầu thực hiện việc xác thực kiểm tra hồ sơ cho công dân Việt Nam có nhu cầu nộp xác nhận lãnh sự bằng cấp tại Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam (từ ngày 06/02/2023). Sau hai năm phối hợp thực hiện, việc xác nhận tính xác thực bằng cấp được thực hiện giữa CIEC và Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là ĐSQ) đã có những kết quả bước đầu, để cải thiện, nâng cao chất lượng phục vụ, tăng sự thuận tiện cho học sinh, CIEC và Đại sứ quán đã có những thay đổi sau: 

1. Các loại giấy tờ xác nhận

Học bạ (bảng điểm), bằng tốt nghiệp được cấp tại THPT, Đại học ở khu vực Bắc Trung bộ Việt Nam (bao gồm cả Đà Nẵng và Thừa Thiên Huế). Đại sứ quán sẽ căn cứ kết quả xác minh các giấy tờ, bằng cấp do phía Trung tâm kiểm tra, để cấp xác nhận lãnh sự cho học sinh. 

2. Quy trình thực hiện

Học sinh sẽ truy cập vào website, đăng ký tài khoản, hoàn thành đăng ký thông tin và tải các hồ sơ cần thiết lên hệ thống online theo hướng dẫn tại portal: https://korea.ciec.vn/. Sau khi hoàn thành tải hồ sơ cần thiết ứng viên sẽ nhận CIEC Code. 

Học sinh sẽ thanh toán chi phí kiểm tra là 60.000 VNĐ cho mỗi loại giấy tờ, thực hiện qua cổng thanh toán đã tích hợp tại portal.

Thời hạn xác minh là trong 06 ngày làm việc (tính từ ngày nhận được email xác nhận hồ sơ và phí đầy đủ, hợp lệ), Trung tâm sẽ liên hệ các đơn vị có thẩm quyền xác minh giấy tờ, bằng cấp của ứng viên (Sở Giáo dục và Đào tạo, các cơ sở đào tạo, cấp bằng, đơn vị chủ quản,…).

Khi có kết quả xác minh, nếu giấy tờ được xác nhận là chính xác, ứng viên sẽ được thông báo qua tài khoản email đăng ký, và đặt lịch hẹn nộp hồ sơ tại Đại sứ quán trực tuyến tại portal: https://korea.ciec.vn/.

Số lượng ứng viên có thể đặt lịch hẹn trong ngày do Trung tâm và Đại sứ quán thống nhất. Sau khi đặt lịch hẹn thành công, ứng viên sẽ nhận được email thông báo kèm đường dẫn in Phiếu đăng ký (mã QR) để nộp cùng hồ sơ giấy tại Đại sứ quán.

- Bắt đầu đăng ký trực tuyến trên website CIEC: từ 06/02/2023.

- Hoạt động của phòng tiếp dân Đại sứ trong tháng 2 ~ tháng 3:

+ (Buổi sáng) Tiếp nhận hồ sơ xin hợp pháp hoá lãnh sự cho những học sinh có dấu hẹn đặt trước của đại sứ quán.

*** Lưu ý: học sinh có dấu hẹn đặt lịch trước có thể đăng ký thủ tục xác minh online trên website CIEC, sau đó nộp kết quả xác minh cùng với hồ sơ vào ngày được chỉ định.

+ (Buổi chiều) Tiếp nhận hồ sơ xin hợp pháp hoá lãnh sự của người đăng ký mới đã xác nhận online trên web CIEC.

*** Lưu ý: Từ tháng 4 khi thủ tục đăng ký online đã triển khai hoàn thiện, khi nhận được kết quả xác minh từ CIEC, người đăng ký đến phòng tiếp dân lãnh sự quán theo ngày giờ ( buổi sáng hoặc buổi chiều) đã chọn để nộp hồ sơ.

3. Các lưu ý trong quá trình đăng ký hồ sơ, xác nhận, đặt lịch hẹn

Tổ chức, công ty, cá nhân có thể đăng ký cho nhiều học sinh.

Những trường hợp trong 1 bậc học chỉ xác nhận 01 loại giấy tờ (chỉ xác nhận bằng, hoặc chỉ xác nhận bảng điểm/học bạ), vui lòng chọn đúng loại giấy tờ khi đăng ký trên portal, cung cấp đầy đủ thông tin và ghi chú đầy đủ.

Học sinh không nên lập nhiều hồ sơ, sẽ gây khó khăn trong việc tra cứu, nhầm lẫn. Trong trường hợp sai, thiếu, cần bổ sung thông tin, hãy gửi email tới korea@ciec.vn. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi thanh toán.

Thời gian hẹn xác minh xong là trong 06 ngày làm việc , tuy nhiên có thể kéo dài và tuỳ thuộc vào hồ sơ của ứng viên và liên hệ trả lời của đơn vị có thẩm quyền xác minh. Ứng viên cần phối hợp với Trung tâm trong cung cấp thông tin, giữ liên hệ để hồ sơ được xác minh đúng hạn. Ứng viên có thể tra cứu kết quả xử lý hồ sơ tại korea.ciec.vn bằng email và mật khẩu đã đăng ký.

Hiệu lực kết quả xác minh và thời gian có thể đặt lịch hẹn nộp ở Đại sứ quán là 60 ngày tính từ ngày có kết quả xác minh. Quá thời hạn trên, học sinh phải đăng ký lại.

Đối với những học sinh đã có lịch hẹn trước với Đại sứ quán, thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ và trả phí trực tiếp ở Đại sứ quán theo quy trình cũ. Đại sứ quán sẽ bố trí thu những hồ sơ này vào buổi sáng các ngày làm việc trong tuần.

Những hồ sơ được xác định giả mạo, tẩy xóa, thay đổi thông tin sẽ được Trung tâm thông báo tới Đại sứ quán và xử lý theo quy định. Những hồ sơ không trùng khớp giữa thông tin tra cứu qua mã QR (online) với bản giấy nộp tại Đại sứ quán cũng được xử lý tương tự như trên.

4. Chính sách hoàn tiền

Khi đã tiếp nhận xử lí, sẽ không gửi lại phí kiểm tra, xử lý hồ sơ:

Không hoàn lại phần tiền chênh lệch trong trường hợp học sinh chọn sai số lượng giấy tờ đăng ký kiểm tra.

Không hoàn lại phí kiểm tta, xử lý hồ sơ với những hồ sơ đã được trả lời xác minh là giả mạo, tẩy xoá, những hồ sơ không liên hệ được đơn vị có thẩm quyền xác minh hoặc đơn vị có thẩm quyền xác minh không trả lời.

Việc thay đổi thủ tục mới này được kì vọng mang tới những hiệu quả như loại bỏ sự bất tiện phải đến đại sứ quán để lấy dấu hẹn trước, tăng số lượng hồ sơ xác nhận mỗi ngày và rút ngắn thời gian chờ đợi cho người đăng ký thông qua hình thức online bằng cấp từ trước trên trang web CIEC.

Theo Humanbank.