Soạn thảo trên Word nhưng chưa biết về quy định và cách giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính? Chỉ cần một thao tác đơn giản cũng giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn rất nhiều. Tìm hiểu thêm về giãn dòng và các quy định về kỹ thuật trình bày trong văn bản hành chính ngay dưới đây!
Về giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính
Đến thời điểm hiện tại, các văn quản quy định về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước Việt Nam không đề cập tới tiêu chuẩn về giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính. Thế nhưng lời khuyên đưa ra khi bạn cần làm những văn bản hành chính như báo cáo, luận văn, bài tập thì tốt nhất hãy tuân theo thông số khoảng cách dòng là 1,15 - Đây là thông số mặc định mà Microsoft khuyên dùng để tạo ra sự thoải mái nhất khi đọc.
Để đưa khoảng cách dòng văn bản này về thông số trên hoặc tuỳ chỉnh khoảng cách dòng sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy thực hiện theo cách sau đây.
Hướng dẫn giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính
Giãn dòng toàn bộ văn bản
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng thanh công cụ như hình trên tab Paragraph.
Bước 2: Nhập khoảng giãn dòng tùy ý ở mục At trong Line spacing.
Bước 3: Sau đó chọn vào Set as Default/Default.
Bạn chỉ cần nhấn Yes là hoàn tất.
Giãn dòng một phần văn bản
Bước 1: Đầu tiên bạn bôi đen phần văn bản muốn giãn dòng.
Sau đó click vào biểu tượng giãn dòng như hướng dẫn dưới. Rồi chọn khoảng cách giãn dòng chuẩn là 1.15.
Bước 2: Nếu bạn muốn giãn dòng ngoài các khoảng cách mặc định cho sẵn thì bạn click vào mục Line Spacing Options hoặc click vào biểu tượng mũi tên ở góc dưới bên phải của tab Paragraph.
Bước 3: Tại đây hộp thoại Paragraph sẽ xuất hiện. Trong tab Indents and Spacing đầu tiên, bạn chỉ cần chú ý tới phần Line spacing. Sau đó nhập khoảng giãn dòng tùy ý ở mục At.
Ấn OK là xong và văn bản đã có giãn dòng chuẩn mới.
*Lưu ý khi sử dụng Word 2003:
Cách mở hộp thoại Paragraph Word 2003: Bạn cần nhấn vào tab Format rồi chọn Paragraph. Từ đây thao tác giống với các bước trình bày ở trên.
Một số quy định khác về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Các quy định dưới đây được trích từ Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:
1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm X 297 mm).
2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30-35 mm, cách mép phải 15-20 mm (Khoảng cách 20-25mm ở phép phải và các khoảng cách ở mép trái, mép trên, dưới tùy thuộc vào từng nội dung văn bản mà ta có thể chọn 20 hay 21 hay 25 mm ở mép phải)
4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất (Trước đây theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì trình bày ở góc phải, lề dưới).
Mặc dù chỉ là một thao tác nhỏ nhưng khi chỉnh khoảng cách dòng phù hợp bạn sẽ thấy văn bản đẹp, dễ đọc hơn rất nhiều. Mong rằng hướng dẫn giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính trên đây sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình soạn thảo văn bản của bạn. Đừng quên theo dõi Webtretho để cập nhật những tin tức mới nhất về những tips, thủ thuật hay trong công việc và đời sống.
► Xem nhiều: