Meeting minutes luôn đóng vai trò quan trọng trong việc nêu lên được những kết quả và chiến lược của mỗi công ty, doanh nghiệp. Vì vậy, đây là văn bản không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào.

Nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu được meeting minutes là gì và những lợi ích mà nó mang lại. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc và cung cấp 5 mẫu biên bản họp hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. 

Meeting minutes là gì?

Meeting minutes là một văn bản quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Biên bản này ghi lại những nội dung chính được thảo luận và những ý kiến được phát biểu trong cuộc họp.

Meeting minutes tóm tắt những gì diễn ra trong cuộc họp, giúp những người vắng mặt cũng có thể nắm bắt được thông tin. Nhờ đó, biên bản cuộc họp giúp công việc được giải quyết, xử lý kịp thời và liên tục.

Meeting minutes ghi lại những nội dung thảo luận trong cuộc họp. Meeting minutes là văn bản quan trọng cho mỗi cuộc họp

Vì sao cần có meeting minutes cho mỗi buổi họp

Đối với các công ty, doanh nghiệp, meeting minutes dường như là văn bản không thể nào thiếu. Biên bản họp được xem là quan trọng vì nó mang đến nhiều lợi ích khác nhau. 

Ghi chú lại các thông tin được đề cập trong buổi họp

Meeting minutes là một biên bản tường thuật những gì diễn ra trong cuộc họp. Văn bản ghi lại những nội dung đã thảo luận, hướng giải quyết, các định hướng công việc tiếp theo và các ý kiến phát biểu trong cuộc họp. Điều này giúp lưu trữ thông tin để đối chiếu sau này và là cơ sở cho những buổi họp tiếp theo. 

Hơn nữa, meeting minutes giúp những người hay đãng trí hạn chế những thiếu sót trong công việc. Những người vắng mặt có thể sử dụng văn bản này để nắm bắt những nội dung công việc và kế hoạch tiếp theo của công ty. Bạn có thể kết hợp sử dụng Notion để ghi chú và lưu trữ thông tin. 

Meeting minutes tóm tắt lại những thông tin cần thiết của cuộc họp. Meeting minutes giúp ghi chú lại thông tin trong cuộc họp

Điều phối công việc hiệu quả

Meeting minutes cũng có thể được sử dụng như checklist công việc. Biên bản giúp ghi chép tiến độ các công việc, tình hình các dự án, những việc cần giải quyết hay những ý kiến đóng góp, xây dựng của cá nhân, tập thể trong cuộc họp.

Từ đó những người đứng đầu có thể dựa vào để điều hành công việc hiệu quả, xuyên suốt và không bỏ qua vấn đề nào thay vì tự ghi nhớ trong đầu. 

Meeting minutes được sử dụng như CheckList để điều phối công việc. Meeting minutes giúp điều phối công việc hiệu quả

Hạn chế tranh chấp về thông tin

Như đã đề cập, meeting minutes giúp ghi nhớ nội dung cuộc họp. Điều này vô cùng quan trọng vì biên bản đã lưu trữ thông tin một cách đầy đủ, chính xác và là căn cứ minh chứng cho những sự việc đã diễn ra trong buổi họp.

Do đó, meeting minutes hạn chế tranh chấp hay xung đột về thông tin khi sau này thảo luận, bàn bạc những vấn đề này. Nội dung trong biên bản là vô cũng quan trọng nên công việc ghi chép cần sự cẩn thận, tỉ mỉ và quan sát toàn diện. 

Lý do chính của meeting minutes là hạn chế tranh chấp thông tin. Meeting minutes giúp hạn chế tranh chấp thông tin

Những yếu tố cần có trong biên bản họp

Một trong những tài liệu tham khảo quan trọng giúp mọi nhân viên có thể tiếp cận được những chiến lược, kế hoạch của tổ chức là meeting minutes trong các buổi họp.

Một biên bản tốt sẽ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Dưới đây là những yếu tố cần có trong hầu hết các biên bản cuộc họp. 

  • Tên của nhóm, tổ chức tham dự và loại hình của cuộc họp;
  • Ngày và giờ, địa điểm hoặc phòng họp;
  • Danh sách thành phần tham dự và người ghi biên bản (số lượng, họ tên, chức danh,…);
  • Nội dung trọng điểm của cuộc họp;
  • Những quyết định đã được thực hiện và ai là người đảm nhiệm;
  • Những ý kiến của các thành viên tham gia họp (nếu có);
  • Số phiếu bầu trong các trường hợp bầu cử (nếu có).

Yếu tố cần có trong meeting minutes là ngày giờ diễn ra cuộc họp Ngày và giờ của cuộc họp là yếu tố cần có trong biên bản

5 điều nên làm khi ghi biên bản họp

Meeting minutes là một loại văn bản vô cùng quan trọng của các tổ chức. Những nội dung được thể hiện cần ngắn gọn nhưng phải đầy đủ và yêu cầu độ chính xác cao. Do đó, có một số điều bạn cần lưu ý khi ghi biên bản họp như thông tin bên dưới.

Ghi chú ngay sau mỗi chủ đề

Trước khi vào cuộc họp, bạn nên bắt đầu viết biên bản dưới dạng dàn ý. Điền vào các mục trong biên bản làm việc càng nhiều chi tiết càng tốt nếu biết trước nội dung cuộc họp.

Sau đó, bạn sẽ ghi chú ngay sau mỗi chủ đề để có thể ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin. Bạn có thể sử dụng Notion để ghi chú thông tin trong buổi họp.

Hãy ghi ngắn gọn

Những phát biểu dài dòng nên được tóm tắt lại và chỉ ghi những trọng tâm. Không nên trình bày các nội dung một cách dài dòng, lan man hoặc những nội dung không cần thiết. Bạn cần ghi lại những gì đang diễn ra tại cuộc họp.

Tuy nhiên, đây là một biên bản nên chỉ ghi những ý chính. Bạn không cần phải ghi chép nguyên văn tất cả những gì các thành viên đã nói trong cuộc họp.

Điền vào biên bản cuộc họp đầy đủ các thông tin

Một trong những điều quan trọng nhất khi ghi biên bản cuộc họp là nội dung phải đầy đủ và rõ ràng. Việc này giúp những người không tham dự có thể hiểu, nắm bắt được những thông tin trong cuộc họp. Đồng thời văn bản này để lưu trữ và truy xuất thông tin khi cần nên cần được ghi chép một cách đầy đủ nhất.

Cần chú ý rằng, bạn phải có sự tập trung và linh động khi viết biên bản. Viết ngắn gọn nhưng phải cung cấp đầy đủ thông tin để tham khảo và cần đối chiếu sau này.

Thông thường, biên bản cuộc họp sẽ được xem lại những ghi chú trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo. Ví dụ, một cuộc họp hội đồng quản trị thường bắt đầu với việc thông qua biên bản cuộc họp trước đó. 

Cần ghi chú các thông tin một cách chính xác tuyệt đối 

Yếu tố chính xác là điều bắt buộc đối với biên bản họp cho các cơ quan, tổ chức. Tránh việc đưa vào quan điểm cá nhân, không thêm, bớt hoặc tự ý bình luận khi viết biên bản cuộc họp.

Nếu bạn muốn ghi chú riêng cho mình, bạn có thể làm như vậy nhưng lưu ý không đưa vào biên bản chính thức. Biên bản cuộc họp phải là một bản ghi với thông tin chính xác về những gì đã được thảo luận.

Sử dụng mẫu biên bản cuộc họp đúng định dạng 

Nếu bạn đang viết biên bản cuộc họp chính thức, hãy tuân theo một định dạng nhất định. Tùy thuộc vào các tổ chức mà chúng ta sẽ có những mẫu khác nhau.

Nhưng với những biên bản họp không chính thức, bạn có thể linh hoạt hơn. Dựa vào những điều doanh nghiệp của bạn cần và những gì đã thực hiện trước đó, bạn có thể cải thiện quy trình một cách tốt nhất.

Tùy vào doanh nghiệp sẽ có những mẫu biên bản cuộc họp khác nhau Sử dụng mẫu biên bản cuộc họp đúng quy định

4 điều không nên làm khi ghi biên bản họp

Một biên bản cuộc họp được đánh giá là tốt nếu nội dung ngắn gọn, đầy đủ, chính xác và không bỏ sót thông tin nào. Để làm được như vậy, bạn cần tránh 4 điều dưới đây khi ghi biên bản cuộc họp.

  • Đừng cố gắng ghi lại nguyên văn mọi lời nói, mọi ý kiến có trong cuộc họp. Meeting minutes không phải là một bản chép lời mà nó là một bản tóm tắt;
  • Không được tự ghi thêm những quan điểm, ý kiến cá nhân vào biên bản chính thức; 
  • Đừng lặp lại thông tin đã có;
  • Không viết tay vào biên bản cuộc họp chính thức.

Bạn không tự ghi thêm quan điểm cá nhân vào biên bản cuộc họp Meeting minutes cần độ chính xác cao

5 mẫu biên bản họp miễn phí cho bạn tham khảo

Việc sử dụng các mẫu biên bản họp có sẵn sẽ giúp bạn có thể tạo meeting minutes hiệu quả hơn rất nhiều. Điều này giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức do chỉ cần ghi chú nội dung vào đúng định dạng đã tạo trước. Dưới đây là 5 mẫu biên bản họp phổ biến nhất hiện nay.

Tùy vào mỗi cuộc họp sẽ có những mẫu biên bản khác nhau. Cần sử dụng mẫu biên bản họp đúng quy định

Classic

Một biên bản cuộc họp chính thức thường được viết dựa vào một số quy tắc nhất định. Tùy thuộc vào mục đích của tổ chức, chúng ta sẽ có nhiều mẫu khác nhau.

Nếu bạn đang khó khăn trong việc tìm mẫu biên bản phù hợp với công việc của mình thì classic template là lựa chọn bạn có thể cân nhắc.

Classic template


————————————————————————————————


Thông tin cuộc họp chính thức


Thông tin cuộc họp bao gồm tên tổ chức, địa điểm, thời gian và các thành phần tham dự.


Báo cáo


Từng bộ phận sẽ đại diện báo cáo tình hình công việc và các vấn đề liên quan.


Công việc chưa hoàn thành


Liệt kê chi tiết những công việc chưa được hoàn thành.


Kiến nghị


Các thành viên trong cuộc họp đưa ra những kiến nghị dành cho tổ chức.


Công việc mới


Những công việc mới cần làm tiếp theo. Phần này bao gồm chi tiết về người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành công việc.


Thông báo


Báo cáo cho mọi người biết nếu có bất kỳ thông tin hay sự thay đổi trong tổ chức và công việc.

Action plan

Trong một dự án, action plan đóng vai trò như một lộ trình để giúp tổ chức có thể hành động tốt và đạt được mục tiêu. Để có thể viết được một action plan tốt thì không hề dễ dàng, đặc biệt đối với những người mới.

Hiện nay, có rất nhiều mẫu mà bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên, một template chuẩn của action plan cần đầy đủ 3 yếu tố: xác định được từng bước hành động, theo dõi các chiến lược, kế hoạch đã đề ra và triển khai chúng một cách thống nhất.

Action plan template


————————————————————————————————-


Xác định từng bước hành động


Cần làm rõ các công việc cần làm, việc nào làm trước, việc nào làm sau. Bên cạnh đó, bạn cần sắp xếp công việc một cách logic và hợp lý. Điều này giúp các nhân viên có thể thực hiện công việc trôi chảy và không bị trùng lặp.


Theo dõi kế hoạch và các chiến lược đã đề ra


Mỗi kế hoạch lập ra là để thực hiện công việc tốt hơn. Vì vậy, mỗi action plan phải bao gồm đầy đủ các yếu tố: ai thực hiện, khi nào, làm cái gì và làm như thế nào.


Triển khai các hành động một cách thống nhất


Bạn cần thống nhất các hoạt động trong action plan. Không nên thay đổi độ ưu tiên của các công việc. Ngay từ đầu chúng ta cần sắp xếp các hoạt động sao cho hoạt động này tiếp nối và kế thừa hoạt động khác một cách hợp lý.

Team meeting

Team meeting là việc tập hợp các thành viên trong nhóm để thảo luận về một vấn đề nào đó. Đây là nơi các thành viên có thể chia sẻ những kinh nghiệm trong công việc cho nhau.

Một cuộc họp thành công đòi hỏi bạn cần có sự chuẩn bị tốt về mọi thứ. Trong đó, mẫu biên bản cuộc họp là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công đó. 

Team meeting template


————————————————————————————————-


Mục tiêu


Mục đích của cuộc họp nhóm này là gì? Bao gồm mục tiêu và chủ đề thảo luận. ‍


Lịch trình


Cuộc họp này có lịch trình hoặc cấu trúc được lên kế hoạch trước không? Nếu có hãy ghi chú tất cả ở đây để dễ dàng tham khảo.


Những điểm thảo luận


Tóm tắt tất cả các điểm thảo luận liên quan tại cuộc họp vào đây.


Những bài học kinh nghiệm chính


Những sự hiểu biết chính từ các vấn đề trong team meeting là gì? Phần này sẽ bao gồm các quyết định đã được đưa ra, báo cáo tiến độ hay bất kỳ các vấn đề, mối quan tâm khác cần được chia sẻ đến những đồng nghiệp.


Các lưu ý quan trọng khác


Có thông tin quan trọng nào khác cần được chia sẻ hay không? Không nhất thiết phải liên quan trực tiếp đến chủ đề của cuộc họp.


Chia sẻ lại thông tin


Liệt kê những thành phần có liên quan mà không có mặt và các bộ phận cần để chia sẻ thông tin cuộc họp đến họ.


Hành động


Làm rõ những bước tiếp theo, người chịu trách nhiệm và thời gian cần hoàn thành. Lưu ý ghi rõ thông tin tại đây để chia sẻ và phân công đến mọi người.


Theo dõi quy trình


Chúng ta sẽ giữ liên lạc và cập nhật về tiến độ như thế nào? Chúng ta có nên lên lịch cho một cuộc họp khác hay không?

Team meeting là tập hợp nhóm để thảo luận về một vấn đề nào đó. Team meeting

Staff meeting

Thông thường, staff meeting sẽ diễn ra một lần mỗi tháng. Cuộc họp có sự tham gia giữa các thành viên trong công ty để thảo luận về các vấn đề liên quan. Để có thể tổ chức thành công buổi staff meeting, bạn có thể tham khảo template dưới đây.

Staff meeting template


———————————————————————————————-–


Tầm nhìn chiến lược của công ty


Bắt đầu cuộc họp với việc nhắc lại tầm nhìn của công ty: chúng ta đang ở đâu, điều mà chúng ta tin tưởng là gì và những chiến lược mà công ty đang thực hiện. 


Các chỉ số chính


Xem xét các chỉ số cấp cao và giải thích ý nghĩa của chúng trong doanh nghiệp và thị trường hiện nay.


Cập nhật thông tin của khách hàng hay nhân viên


Những trưởng nhóm hoặc quản lý sẽ cập nhật thông tin nhân viên mới (nếu có) một cách ngắn gọn. Tập trung vào những ý tưởng giá trị liên quan đến khách hàng. Ngoài ra, cần cố gắng đưa vào những bài học từ những góp ý của khách hàng. Điều gì tốt, điều gì chưa tốt và cần thay đổi chúng như thế nào.


Các chủ đề quan trọng và những thay đổi ở quy mô lớn


Đây là mục làm việc tùy chọn, có thể có hoặc không. Phần này bao gồm những sự thay đổi trong chiến lược của công ty, tuyển dụng và tái cấu trúc các bộ phận.


AMA – Ask me anything (Hỏi và trả lời)


Để lại một khoảng thời gian vào cuối buổi họp để hỏi và trả lời các câu hỏi của các thành viên. Mọi nhân viên có thể đưa ra những câu hỏi liên quan hoặc không liên quan đến chủ đề cuộc họp.


Phần thưởng


Nhiều công ty muốn tôn vinh các nhóm hoặc cá nhân có những đóng góp tích cực cho tổ chức. Thông thường, những giải thưởng được lựa chọn từ mọi thành viên chứ không phải quyết định riêng từ ban giám đốc.

Informal

Informal meeting là cuộc họp ít khi được lên kế hoạch trước đó. Mục đích là để thảo luận các vấn đề không thích hợp trong các buổi họp chính thức.

Do đó, biên bản cuộc họp cũng không quy định khắt khe, bạn có thể tự do thiết kế sao cho nội dung đầy đủ thông tin. Dưới đây là một template cho informal meeting.

Informal meeting template


————————————————————————————————


Loại cuộc họp


Tùy thuộc vào mục đích của cuộc họp, bạn sẽ có thể điều chỉnh những thông tin cần thiết. Tuy nhiên, phần này cần bao gồm những thông tin được cập nhật, thảo luận và những quyết định từ buổi họp.


Mục tiêu


Mục tiêu của cuộc họp được ghi chú tại đây.


Lịch trình


Nếu có sẵn lịch trình của cuộc họp, bạn có thể viết vào đây với chi tiết của từng mục. Việc này giúp tránh được những thiếu sót thông tin cần được thảo luận.


Hành động tiếp theo


Liệt kê những hành động kế tiếp với đầy đủ thông tin về người đảm nhận và ngày deadline cho mỗi việc.

Trên đây bài viết đã thông tin đến bạn meeting minutes là gì và 5 mẫu biên bản họp đúng cách, đầy đủ nội dung cần thiết. Hy vọng qua đây bạn có thể viết ra các meeting minutes chính xác và đạt hiệu quả cao nhất. 

Nguồn: https://saugiohanhchinh.vn/meeting-minute-la-gi.html