Thông qua cách trả lời thư mời phỏng vấn tinh tế và khéo léo các ứng viên sẽ thể hiện được sự thông minh và chuyên nghiệp của mình. Đây chính cách để ứng viên thể hiện sự trân trọng, biết ơn đối với lời mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Vậy phải trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào để gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng. Câu trả lời sẽ có tại nội dung bài viết sau đây.
Cách trả lời thư mời phỏng vấn thông thường
Đối với các ứng viên chấp nhận lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng có thể áp dụng cách trả lời mail mời phỏng vấn sau đây
Thời gian gửi thư
Ngay sau khi nhận được thư hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn các ứng viên nên trả lời thư mời, hoặc trả lời vào thời gian sớm nhất có thể. Sau khi nộp CV các ứng viên cần theo dõi mail liên tục xem có nhận được mẫu thư mời phỏng vấn hay không, tránh trường hợp lỡ thư mời.
Cấu trúc thư xác nhận phỏng vấn
Đầu bài
Phần tiêu đề nên ghi đầy đủ tên công việc ứng tuyển và tên của mình. Ví dụ: THƯ xác nhận tham gia PHỎNG VẤN VỊ TRÍ CONTENT – LÊ X Y. Qua tiêu đề nhà phỏng vấn có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên, từ đó tăng thiện cảm.
Lời chào trang trọng
Các ứng viên cần mở đầu với lời chào lịch sự và trang trọng nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân. Ứng viên có thể bắt đầu lời chào trang trọng và thân ái đến người gửi mail mời phỏng vấn cho mình. Bạn có thể nêu rõ tên của người send mail. Ví dụ: Kính gửi Phòng Nhân sự và Tuyển dụng công ty XXX, Chào Chị Phương, Dear Mrs Lan,…
Tại sao viết thư
Tại phần này các ứng viên sẽ nêu lý do mà mình gửi thư. Phần này bạn nên trình bày trực tiếp vào chủ đề, không dài dòng, lan man. Cụ thể bạn chỉ cần cảm ơn và xác nhận lại lịch hẹn phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Ví dụ: Cảm ơn công ty/doanh nghiệp đã gửi lời mời phỏng vấn. Tôi viết thư này nhằm xác nhận lại lịch hẹn phỏng vấn vào….
Những yêu cầu/ câu hỏi thêm
Ứng viên có bất kỳ thắc mắc về cuộc phỏng vấn có thể thể hỏi trực tiếp luôn trong mail trả lời. Ví dụ ứng viên có thể hỏi về các giấy tờ, hồ sơ,… cần mang theo khi đến phỏng vấn,… Hoặc trang phục mà ứng viên cần mặc khi tham gia phỏng vấn. Trong trường hợp không có thắc mắc gì, ứng viên có thể bỏ qua phần này.
Lời cảm ơn
Trả lời thư mời phỏng vấn không thể thiếu lời cảm ơn đối với nhà tuyển dụng. Tại phần kết của thư, ứng viên nên cảm ơn một lần nữa, nhằm thể hiện lòng tôn trọng, coi trọng lời mời phỏng vấn và sự chuyên nghiệp, lịch sự của mình. Ví dụ: Một lần nữa em xin cảm ơn công ty/doanh nghiệp đã mời em tham gia phỏng vấn,… Hoặc em xin trên trọng cảm ơn,…
Lưu ý khi trả lời mail phỏng vấn
Cách trả lời mail mời phỏng vấn bắt buộc phải có tiêu đề. Nếu không có tiêu đề, nhà tuyển dụng sẽ cho đó là thư rác và không đọc. Phần cuối mail nên có phần chữ ký, ghi đầy đủ các thông tin như: Địa chỉ, SĐT, email,… Thư trả lời phỏng vấn cần mạch lạc, định dạng dễ nhìn,
Mẫu thư xác nhận phỏng vấn
Tiêu đề: “THƯ xác nhận PHỎNG VẤN VỊ TRÍ…– MAI PHƯƠNG LINH”
Kính gửi: “Bộ phận tuyển nhân sự doanh nghiệp XXX…”
“Cám ơn quý công ty/doanh nghiệp đã gửi lời mời phỏng vấn vị trí… cho tôi. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn vào lúc 9h ngày thứ 3 (25/11) tại văn phòng của doanh nghiệp. Xin vui lòng cho tôi biết nếu doanh nghiệp cần bất kỳ ebook nào trước và trong buổi phỏng vấn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Phương Linh
___________________________
SĐT: 01662537xxx
Gmail: phuonglinh180xxx@gmail.com“
Mẫu thư từ chối phỏng vấn
Các ứng viên hiện nay thường nộp hồ sơ tại nhiều công ty/doanh nghiệp cùng một lúc. Điều này dẫn đến cùng một thời điểm các ứng viên có thể nhận được nhiều thư mời nhận việc của tất cả các doanh nghiệp. Để từ chối tinh tế, không làm mất lòng các công ty, doanh nghiệp, ứng viên có thể áp dụng cách trả lời thư mời phỏng vấn sau đây
Nêu lý do bạn từ chối đến buổi phỏng vấn
Đôi khi để đến với các cơ hội việc làm tốt hơn, các ứng viên cần phải từ bỏ các vị trí đóng vai trò “dự bị”. Trong trường hợp cùng một thời điểm bạn nhận được nhiều lời mời phỏng vấn từ các doanh nghiệp, bạn cần xác định đâu là công việc tốt nhất, phù hợp và có khả năng được nhận cao nhất. Sau đó viết thư mời xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn tại doanh nghiệp đó.
Ngược lại với các công việc không phù hợp hay không khả quan bạn cần viết thư từ chối tham gia phỏng vấn. Có vô số lý do mà bạn không muốn nhận phỏng vấn, tuy nhiên bạn cần viết thư từ chối một cách khéo léo, lịch sự.
Cách viết thư từ chối phỏng vấn
Tiêu đề thư bao gồm: “Thư từ chối phỏng vấn – Họ và tên”
Kính gửi: “Tên nhà tuyển dụng”
“Tôi tên là… Tôi rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn ở vị trí… từ quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì không thể đến tham gia buổi phỏng vấn vào… (Ngày giờ phỏng vấn) vì…
Tôi rất mong sẽ lại được hợp tác cùng quý công ty vào một dịp khác.
Xin cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi.
Thân ái.”
Thư từ chối phải thể hiện được sự quý trọng và biết ơn của bạn đối với lời mời phỏng vấn của doanh nghiệp. Cũng như thể hiện sự nuối tiếc của bạn khi không thể tham gia phỏng vấn. Cuối cùng thể hiện thiện chí muốn hợp tác với công ty/doanh nghiệp nếu có cơ hội. Để thể hiện thiện chí các ứng viên có thể đề nghị giới thiệu bạn bè hoặc đồng nghiệp của mình cho nhà tuyển dụng. Điều này sẽ thể hiện thiện chí, cũng như giúp nhà tuyển dụng và bạn của ứng viên tìm được công việc phù hợp. Thông qua thư từ chối thông minh, ứng viên có thể giữ mối quan hệ tốt đẹp và hình ảnh tốt trong mắt nhà tuyển dụng.
Mẫu thư từ chối nhà tuyển dụng
Tiêu đề: “Thư từ chối lời mời phỏng vấn vị trí KẾ TOÁN – NGUYỄN TRÚC AN
Kính gửi/ Dear: … (Tên người nhận)
Tôi rất vui vì đã nhận được lời mời phỏng vấn của Quý công ty tại vị trí… (Tên vị trí). Tuy nhiên, tôi rất tiếc phải thông báo với Quý công ty rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn ngày/ tháng/ năm vì lý do…
Với vị trí và yêu cầu công việc hiện tại ở Quý công ty, tôi nhận thấy ứng viên… (Tên người bạn sẽ giới thiệu) rất phù hợp để đảm nhận. Anh/ Chị có thể liên hệ với… (Tên ứng viên bạn giới thiệu) thông qua… (Email/ Số điện thoại) để trao đổi rõ hơn.
Hy vọng chúng ta sẽ hợp tác dài lâu trong tương lai nếu có cơ hội ở một lần khác. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn vì lời mời phỏng vấn của Quý công ty.
Trân trọng và thân ái!”
Cách trả lời thư mời phỏng vấn: Mẫu thư dời lịch phỏng vấn
Tiêu đề: “Thư mời phỏng vấn – Vị trí – Mã số công việc (nếu có)
Kính gửi/ Dear… (Tên người nhận)
Tôi rất vui vì đã nhận được lời mời phỏng vấn của Quý công ty tại vị trí… (Tên vị trí). Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn ngày/ tháng/ năm đúng hẹn được. Vì vậy, Quý công ty có thể sắp xếp buổi phỏng vấn cho tôi vào buổi …/…./…. được không.
Hy vọng chúng ta sẽ được gặp nhau sớm nhất.
Trân trọng và thân ái!”
Một số lưu ý khi từ chối thư mời phỏng vấn
Các ứng viên nên từ chối thư mời phỏng vấn càng sớm càng tốt, không nên bỏ qua và không trả lời. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm bắt được vấn đề, từ đó sắp xếp tuyển dụng hoặc tạo cơ hội cho các ứng viên tiềm năng khác. Thư trả lời cần có tiêu đề đầy đủ và ngắn gọn. Nội dung thư ngắn gọn, không dài dòng, không lan man. Trong thư nên có phần cảm ơn và thiện chí muốn hợp tác sau này.
Các ứng viên cần thể hiện sự thông minh, khéo léo và tinh tế của mình đến nhà tuyển dụng thông qua cách trả lời thư mời phỏng vấn. Tùy thuộc vào từng tường hợp mà ứng viên có thể xác nhận đồng ý, từ chối hoặc xin dời lịch phỏng vấn phù hợp.