Với sự ảnh hưởng rất lớn của dịch bệnh trong thời gian vừa qua, cũng như sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp kỹ thuật số, các công nghệ trực tuyến đang dần trở thành công cụ giao tiếp quen thuộc của chúng ta. Và Webinar là một trong những thành công lớn trong sự phát triển đó, trở thành một hình thức quảng bá trực tuyến hiệu quả hiện nay thông qua các cuộc hội thảo, chương trình giáo dục và thảo luận online.
Vậy, làm thế nào để tổ chức Webinar online hiệu quả? Hày cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây. Nhưng trước hết, bạn phải hiểu khái niệm Webinar đã đúng không.
Webinars là gì?
Webinar hay Hội thảo trên web là sự kết hợp của "web" và "seminar" (hội thảo). Đây là một sự kiện trực tuyến hấp dẫn, một hình thức hội thảo hoặc hội nghị (hoặc một buổi thuyết trình) truyền hình trực tuyến dựa trên nền tảng Web và sử dụng Internet để kết nối với một lượng lớn khán giả tham gia trên toàn thế giới.
Người tổ chức, chủ trì webinar có thể tự thuyết trình, chuyển sang chế độ trình chiếu màn hình và thậm chí mời khách mời cùng tham gia webinar tại các địa điểm khác nhau.
Nền tảng của webinar/họp trực tuyến cũng cung cấp các tính năng tương tác, nhờ vậy, khán giả có thể đặt câu hỏi và trò chuyện trực tuyến với người chủ trì tổ chức webinar.
Webinar được sử dụng trong trường hợp nào?
Thông thường, Webinar được các chuyên gia sử dụng để cung cấp các thông tin hữu ích liên quan đến tổ chức, doanh nghiệp của mình, kết nối đến khán giả một cách gần gũi và thân thiện.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng webinar cho các bài giảng, hội thảo theo chuyên đề nhằm mang đến cho người xem, khán giả những thông tin chi tiết về một chủ đề cụ thể. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng webinar để kinh doanh sản phẩm, dịch vụ của mình.
Webinar còn được sử dụng để trò chuyện, phỏng vấn các chuyên gia, kết nối giữa các chuyên gia với nhau để tạo livestream đôi, livestream ba, cùng bàn luận về một vấn đề nào đó, điều này thường thu hút một lượng lớn người xem quan tâm đến chủ đề. Đây chính là phương tiện để bạn có thể kết nối gần gũi với khán giả của mình nhất, với hiệu quả tốt nhất.
Các hình thức của Webinar
Hiện nay, Webinar sử dụng dưới 2 hình thức:
Livestream Trực tiếp: Webinar trực tiếp diễn ra theo thời gian thực, song bạn sẽ tương tác trực tiếp với khán giả và có thể hỏi, và giải đáp trong lúc đó. Hình thức này phù hợp với các hội nghị truyền hình trực tuyến, nơi cần truyền đạt các thông tin trực tiếp và nhanh chóng. Đây còn gọi là livestream tương tác.
Ghi sẵn: Đây là loại webinar đã được dựng sẵn và được phát lại. Và khán giả hoàn toàn không thể tham gia trực tiếp để chat hoặc đặt câu hỏi hay trả lời. Tuy nhiên, Webinar ghi sẵn cho phép bạn có thể phát lại nhiều lần, bất kỳ ai đăng ký đều có thể xem vào bất kỳ lúc nào một cách thuận tiện. Hình thức này sẽ phù hợp với nhu cầu dạy học trực tuyến hoặc bán các khóa học trực tuyến hơn.
Tổ chức Webinar online thế nào cho hiệu quả?
Dưới đây là một số lưu ý để tổ chức một buổi Webinar Online hiệu quả:
Xác định mục đích tổ chức Webinar
Mục đích tổ chức Webinar của bạn là gì? Chia sẻ kiến thức, đào tạo hay quảng bá sản phẩm? Sự kiện miễn phí hay livestream bán vé có thu phí? Có giới hạn số lượng người tham gia không?
Việc xác định đúng mục đích tổ chức Webinar giúp bạn có thể lên kế hoạch cụ thể từ việc setup đến nội dung trình bày một cách chỉnh chu và chất lượng.
Nhìn chung, Webinar sẽ cung cấp thông tin giá trị người tham dự, vậy nên bạn lựa chọn những chủ đề liên quan đến sở trường của bạn, lĩnh vực mà bạn là chuyên gia để có thể mang lại nhiều thông tin hữu ích nhất, giá trị nhất.
Chuẩn bị nội dung
Sau khi xác định được chủ đề, bạn tiến hành chuẩn bị nội dung chi tiết cho buổi Webinar của mình. Thông thường, nội dung sẽ được trình dưới dạng Slide Powerpoint để tăng thêm phần sinh động cũng như giúp khán giả dễ hình dung hơn. Bên cạnh đó, nếu chủ đề mang tính thảo luận, giải đáp, bạn nên xây dựng nội dung, lên kế hoạch cho diễn giả cũng như thu thập các câu hỏi từ khán giả để thuận lợi hơn trong việc giải đáp nhé.
Trong buổi Webinar, bạn cũng có thể chia sẻ màn hình máy tính lên livestream, kết hợp đồng thời cả Powerpoint và hình thức thảo luận giúp tăng thêm phần phong phú và thu hút được nhiều khán giả tham dự hơn. (Có thể trình bày Powerpoint trước và cùng thảo luận về vấn đề đã đề cập).
Lựa chọn công cụ, nền tảng tổ chức Webinar
Có nhiều công cụ trên thị trường giúp bạn tổ chức hội thảo trực tuyến, bao gồm miễn phí và trả phí. Bên cạnh nội dung và cách trình bày của diễn giả, bạn xem xét một số tính năng cần có trên một công cụ tổ chức Webinar:
Số lượng người cho phép tham gia
Tính năng chia sẻ màn hình
Chèn nhiều khung hình, hiển thị màn hình đôi, màn hình ba,...
Có độ phân giải cao, chất lượng hình ảnh rõ nét
Chọn thời điểm tổ chức
Không có một khuôn khổ nào trong việc lựa chọn thời điểm tổ chức Webinar. Thời gian tổ chức có thể trong giờ hành chính hay ngoài giờ hành chính đều được. Tuy nhiên, lựa chọn thời điểm sao cho thuận tiện với đối tượng khán giả nhất cũng như đáp ứng được thời gian của các diễn giả khách mời (nếu có). Bạn cũng không nên lựa chọn thời gian tổ chức Webinar trùng với các sự kiện lớn hoặc ngày lễ để có thể đạt hiệu quả tốt nhất.
Quảng bá, truyền thông cho Webinar
Đối với hội thảo trực tuyến, việc quảng bá, truyền thông cũng quan trọng không khác gì hội thảo thông thường.
Để quảng bá Webinar của mình một cách rộng rãi, hãy tạo một landing page - nơi mọi người có thể đăng ký và cập nhật những thông tin về buổi hội thảo. Ngoài ra, các kênh mạng xã hội như Facebook, Instagram, Zalo,... cũng là nơi thu hút được lượng lớn khán giả bằng việc đăng các bài post về Webinar của mình.
Bên cạnh đó, bạn nên gửi email quảng bá, nhắc nhở đếm ngược thời gian tổ chức sự kiện để thúc đẩy người dùng đăng ký hơn.
Chuẩn bị thiết bị & Ghi hình
Tuỳ vào quy mô của buổi hội thảo, sự kiện mà bạn lựa chọn hình thức ghi hình phù hợp, có thể là ở nhà, công ty hoặc thậm chí là ở trường quay. Tuy nhiên, để có thể tiết kiệm chi phí nhất, bạn nên chuẩn bị cho mình một phông nền xanh để ghi hình thay vì setup bối cảnh vật lý hoặc dùng những phần mềm hỗ trợ xóa nền không cần phông xanh.
Đối với hội thảo trực tuyến, bạn đặc biệt quan tâm đến vấn đề hình ảnh, chuẩn bị trang thiết bị (máy quay, tai nghe, micro) chất lượng, tốc độ Internet và quan trọng nhất chính là công cụ tổ chức Webinar nhé.
Lựa chọn công cụ có thể đáp ứng được các yêu cầu từ cơ bản đến nâng cao phù hợp với nội dung trong buổi hội thảo.
Kết thúc hội thảo
Thông thường, ở cuối buổi hội thảo sẽ có những bất ngờ, những phần quà quay số may mắn dành cho các khán giả. Bạn nên chuẩn bị thứ gì đó, có thể là voucher giảm giá hoặc các tài liệu, ebook để gửi lời cảm ơn đến họ vì đã bỏ thời gian và công sức tham gia vào buổi Webinar này.
Tiến hành khảo sát chất lượng buổi hội thảo, có thể đính kèm email cảm ơn và xin phản hồi từ những người tham dự, góp phần để những buổi tổ chức Webinar sau được thành công hơn.
Bạn cũng nên gửi những thông tin tóm tắt nội dung của buổi hội thảo cho những ai đăng ký nhưng không thể tham gia buổi hội thảo để họ có thể nắm bắt, cũng như gây ấn tượng tốt trong lòng của họ.
Thực tế hiện nay, Webinar đang dần trở nên phổ biến hơn, khi nhu cầu giao tiếp online ngày một tăng, từ học sinh, sinh viên cho đến nhân viên văn phòng. Việc tổ chức buổi Webinar hiệu quả cũng là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hy vọng qua bài viết này, GoStudio có thể giúp bạn hiểu hơn về Webinar và cách để tổ chức một buổi Webinar online hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!