SỰ NGHIỆP

Cách xử lý format số khi dùng mail merge trong word 2007???

Đến trả lời mới nhất
  • 0 Lượt chia sẻ
  • 20.2K Lượt đọc
  • 9 Trả lời

1 Người đang theo dõi

    • 120 Bài viết

    • 12 Được cảm ơn

    #1
    Mình có 1 bảng số liệu trong excel và muốn dùng nguồn số liệu đó để merge vào 1 file word. Nhưng khi merge ra đến file word, preview lên thì toàn bộ số đều bị mất hết định dạng (các số sau dấy phảy dài dằng dặc,...) mặc dù ở excel mình đã format dạng số ngon lành cành đào hết rồi (% ra %, số lẻ sau dấu phẩy 2 số,...). Nếu mình copy hết phần nguồn số liệu sang file word rồi merge từ word sang word thì ok nhưng mình không muốn làm như vậy vì nguồn số liệu của mình rất nhiều cột (có khi đến 100 cột - riêng khỏan nghĩ tên để đặt cho các cột số liệu này cũng mướt mồ hôi rồi). Các cao thủ IT có kinh nghiệm xử lý tình huống này thì chỉ giúp mình với. Tặng hoa trước nè :Rose::Rose::Rose:

    &
  1. Đọc tiếp trên Webtretho

    • 120 Bài viết

    • 12 Được cảm ơn

    #2
    Chờ mãi chẳng có cao thủ nào trả lời giúp mình, đành mày mò ngâm cứu F1 trong word thì lại thấy 1 hướng xử lý. Mình đã thử và thấy cũng thành công. Mình copy ra đây để mọi người tham khảo nhé. Tự tặng hoa cho mình vậy
    To merge the address information into your labels, you must connect the labels to the worksheet that contains your address list.
    1. If this is the first time that you have ever connected to a worksheet, do the following:
    a. Click the Microsoft Office Button , and then click Word Options.
    b. Click Advanced.
    c. Scroll to the General section, and select the Confirm file format conversion on open check box.
    d. Click OK.
    With the mail merge main document open, in the Start Mail Merge group on the Mailings tab, click Select Recipients, and then click Use Existing List.

    Locate the Excel worksheet in the Select Data Source dialog box, and double-click it.
    In the Confirm Data Source dialog box, click MS Excel Worksheets via DDE (*.xls), and then click OK.
    NOTE If you do not see MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) in the list, select the Show all check box.
    In the Microsoft Office Excel dialog box, for Named or cell range, select the cell range or worksheet that contains the information that you want to merge, and then click OK.

    &
    • 84 Bài viết

    • 17 Được cảm ơn

    #3
    gõ bài chia sẻ với bạn mấy lần mà ko được, WTT bị làm sao ý.
    Bạn nên dùng hàm ROUD trong file excel đối với các cột có hàm tính toán. Nếu muốn số liệu hiển thị 2 số sau dấu phẩy bạn dùng hàm như sau:
    Ví dụ cột C1= A1 x B1 thì ở ô C1 bạn gõ =Round(A1*B1,2)
    Khi đó kết quả trên file word mà bạn merge mail sẽ hiển thị đúng 2 số sau dấu phẩy thôi. Bạn có thể vào google search tìm hiểu thêm về hàm Round trong excel
    • 120 Bài viết

    • 12 Được cảm ơn

    #4
    Mình dùng hàm round vẫn bị lỗi vậy. Thậm chí số được gõ bằng tay cũng bị mất định dạng (VD: mình gõ vào ô excel là 59 thì khi merge ra word nó sẽ hiện ra 59.00000000000001)
    Bây giờ lại vướng vào 1 vấn đề to lớn hơn là sau khi dùng cách của mình nêu ở trên để khắc phục giữ nguyên format cho số bằng cách chọn Confirm file format conversion on open check box, số thì ok nhưng tên tiếng Việt thì lại bị lỗi font (VD: Hà Nội thì nó lại thành Hà n?i,...). Nan giải quá, mày mò tra google mãi mà vẫn chưa tìm cách xử lý đối với vụ lỗi font này.

    &
    • 235 Bài viết

    • 333 Được cảm ơn

    #5
    Mình có ý kiến như thế này.

    Mail Merge sang Word rồi, không in thì cũng chỉ để đọc, không dùng để tính toán nữa. Thế thì tại sao dữ liệu dùng để merge bạn cứ phải để nguyên định dạng số rồi phải đau đầu nghĩ cách format nó ?

    Ý kiến của mình là trước khi mail merge, thay vì dùng cột dữ liệu số, hãy thêm 1 cột nữa, sử dụng hàm TEXT([R1C1];"#,##0.000") để convert cột dữ liệu số sang dạng dữ liệu text. Thế rồi mail merge với cái cột mới này.

    Có được không nhỉ ?:Smiling:
    Chỉnh sửa lần cuối bởi Greenleaves; 22/03/2009 vào lúc 06:04 PM.
    2 thành viên đã cảm ơn vì bài viết hữu ích (xem)
    • 435 Bài viết

    • 980 Được cảm ơn

    #6
    Bạn copy từ excel, sau đó bạn đừng dùng lệnh paste bình thường, mà nên dùng Paste special, sau đó lựa chọn, sau đó chọn tiếp Picture (Enhanced...), là bạn cho ra 1 file ảnh, không bị mất định dạng một tý nào cả.

    Chúc bạn thành công
    • 12,363 Bài viết

    • 16,072 Được cảm ơn

    #7
    Trích dẫn Nguyên văn bởi caspervn Xem bài viết
    Mình có 1 bảng số liệu trong excel và muốn dùng nguồn số liệu đó để merge vào 1 file word. Nhưng khi merge ra đến file word, preview lên thì toàn bộ số đều bị mất hết định dạng (các số sau dấy phảy dài dằng dặc,...) mặc dù ở excel mình đã format dạng số ngon lành cành đào hết rồi (% ra %, số lẻ sau dấu phẩy 2 số,...). Nếu mình copy hết phần nguồn số liệu sang file word rồi merge từ word sang word thì ok nhưng mình không muốn làm như vậy vì nguồn số liệu của mình rất nhiều cột (có khi đến 100 cột - riêng khỏan nghĩ tên để đặt cho các cột số liệu này cũng mướt mồ hôi rồi). Các cao thủ IT có kinh nghiệm xử lý tình huống này thì chỉ giúp mình với. Tặng hoa trước nè :Rose::Rose::Rose:
    Bạn thử nháy phải vào cái field đó trong Word (hoặc click vào rồi bấm F9), chọn Toggle Field Codes rồi thêm \#,##0 vào sau tên trường, rồi Toggle lại.
    Chỉnh sửa lần cuối bởi hungvd; 23/03/2009 vào lúc 12:19 AM.
    Ăn được, ngủ được là tiên
    Không ăn ngủ được, làm phiền mẹ cha


    • 120 Bài viết

    • 12 Được cảm ơn

    #8
    Cảm ơn tất cả mọi người đã trợ giúp.
    Đối với cách của bạn Greenleaves: mình không dám thử vì số cột của mình đã lên đến 200. Bây giờ mỗi cột lại thêm 1 cột thì e là excel không tải nổi.
    Mình cũng đã thử cách của bạn hungvd nhưng file word của mình được merge từ rất nhiều trường (200 trường và mỗi trường lại xuất hiện không chỉ 1 lần). Do vậy mỗi lần chọn vào 1 trường để chọn Toggle Field codes thì có vẻ không khả thi lắm.
    Còn cách của bạn thanhphuong76vn thì mình chưa hiểu là copy từ excel ra excel hay là từ excel ra word. Nếu copy ra excel thì không hiểu chọn mục nào trong paste special. Bạn có thể hướng dẫn rõ hơn được không?
    (mà webtretho dạo này bị làm sao ý, post bài mãi không được)

    &
    • 1 Bài viết

    • 0 Được cảm ơn

    #9
    Chào bạn CasperVN,
    Mình cũng đã gặp những sự cố khi sử dụng MM như bạn nói. Mình có vài điều chia sẻ với bạn như sau:
    1. Trường hợp bạn dùng bảng mã VNI thì bạn làm theo hướng dẫn như bạn đã tìm thấy ở F1 là OK, hầu như sẽ không bị sự cố gì. (Confirm file format conversion on open ---------> click MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)).

    2. Trường hợp bạn dùng bảng mã Unicode thì những lỗi bạn liệt kê trên sẽ xuất hiện.
    - Nếu bạn chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) thì sẽ khắc phục được lỗi định dạng số (nghĩa là bên excel bạn định dạng như thế nào thì bên word sẽ thể hiện đúng như vậy) nhưng trường hợp này lại bị lỗi font chữ.
    - Nếu bạn chọn dạng mở file dạng chọn sheet 1, sheet 2, ... thì sẽ khắc phục được lỗi font chữ nhưng lại bị lỗi định dạng số thập phân.

    Mình cũng chỉ mới mày mò được có nhiêu đó thôi, hy vọng chia sẻ cùng bạn. Mong nhận được những thông tin mới về những lỗi khi sử dụng MM từ bạn.
    Brgs!

    @ email của mình là snowfall2311@yahoo.com
    • 337 Bài viết

    • 1 Được cảm ơn

    #10
    Mình cảm ơn các bác, mình vừa gặp lỗi y như thế, mình paste cái mã code đó vào thì ok luôn.